企業を経営・運営していると、従業員に関する「見えない問題」に直面する場面があります。
経費の不正使用が疑われる、競合他社への情報漏洩が心配、職場でのハラスメント行為が報告されている――こうした状況に置かれたとき、経営者や人事担当者が選択肢として検討するのが「従業員の素行調査」です。
しかし、素行調査という言葉に対して「違法ではないか」「やりすぎでは」と感じる方も少なくありません。
実際には、適切な目的と方法のもとで行われる素行調査は合法であり、企業を守るための正当な手段です。本記事では、従業員の素行調査が必要になる具体的なケースと、調査を検討すべきタイミングについて詳しく解説します。
従業員の素行調査とは
素行調査とは、対象となる人物の日常的な行動・言動・交友関係・勤務実態などを調査することを指します。企業が従業員を対象とする場合、主に「問題行動の証拠収集」や「リスク管理」を目的として実施されます。
調査の内容としては、勤務先への出退勤状況の確認、外回り中の行動確認、社外での言動や交友関係の把握、競合他社との接触有無などが挙げられます。探偵事務所（興信所）に依頼することで、企業が自社では収集しにくい客観的な証拠を得ることができます。
素行調査が必要になる主なケース
「実際には行っていない出張の経費を申請している」「架空の取引先への支払いが発生している」といった内部不正は、経理資料だけでは証明が難しいケースが多くあります。
素行調査によって申告された行動と実際の行動に乖離がないかを確認し、不正の客観的証拠を収集することが可能です。内部不正が疑われる段階で迅速に動くことが、被害拡大の防止につながります。
「受注していたはずの案件が競合に奪われることが増えた」「退職した元社員の転職先が競合企業だった」「在職中から副業として競合他社の手伝いをしている様子がある」といったケースでは、情報漏洩の実態を調査する必要があります。
不正競争防止法や就業規則上の守秘義務違反として法的対応を取るためにも、素行調査による証拠の確保が不可欠です。
業務中に私的な作業をしている、有給休暇の取得が不自然に多い、本業の成果が著しく低下しているといった状況は、二重就労のサインである可能性があります。
副業禁止規定に違反する行為は懲戒処分の対象となりますが、処分を行うためには客観的な証拠が必要です。「疑いがある」という段階から「事実の確認」へ移行するために素行調査が活用されます。
特定の従業員について複数名からハラスメントの報告が寄せられている場合や、被害者が社内への申告をためらっている場合などは、第三者機関による客観的な調査が有効です。
素行調査によって問題行動の実態や頻度、場所、関係する人物などを把握することで、企業としての適切な対応が可能になります。
経歴詐称・犯罪歴の隠蔽・反社会的勢力との関係など、採用選考の段階では把握しきれないリスクを事前に確認するために、素行調査（バックグラウンドチェック）を実施する企業が増えています。
特に重要なポストへの採用・役員登用・機密情報を扱う部門への配属を検討している場合には、事前の調査が企業を守る有効な手段となります。「採用してから問題が発覚した」という事態を未然に防ぐためにも、採用前調査の活用は有効です。
「SNSで元気そうな投稿が続いている」「別の仕事をしているという噂がある」といった情報が寄せられた場合、企業として休職の実態を確認する必要が生じます。
不正な休職は給与・社会保険料の損失であるとともに、他の従業員の士気にも影響します。実態調査によって客観的な事実を把握することが、適切な人事判断の前提となります。
素行調査を通じて問題行動の日時・場所・内容・頻度などを客観的に記録することで、人事処分の正当性を法的に証明できる根拠が整います。
社内での口頭注意・書面注意に加えて、第三者による調査記録を持つことは、企業が法的トラブルを回避する上で非常に重要です。
素行調査を検討すべきタイミング
素行調査は「確証がない段階」で依頼することに、多くの方が抵抗を感じます。しかし、確証を得るために調査をするのであって、確証があってから調査をするわけではありません。
次のような状況が重なっているとき、調査の検討をお勧めします。
- 複数の関係者から同じ人物に関する情報が寄せられている
- 状況証拠は揃っているが、直接的な証拠がない
- 社内調査では当事者の口裏合わせが懸念される
- 問題が長期化・深刻化しており、放置できない状態にある
- 法的対応（訴訟・解雇・告訴）を視野に入れている
素行調査の合法性と注意点
従業員への素行調査は、目的が正当であり、社会的に相当な方法で行われる限り、違法にはなりません。
ただし、以下の点には注意が必要です。
調査方法に制限がある
盗聴・不法侵入・プライバシーの侵害に当たる行為は違法です。調査は公道・公共の場所での行動確認など、適法な範囲で行われます。
目的の正当性が重要
個人的な感情や嫌がらせを目的とした調査は認められません。企業として正当なリスク管理・問題解決のための調査であることが前提となります。
専門機関への依頼が安全
自社で調査を行うと、方法を誤った場合に逆に企業側が法的責任を問われるリスクがあります。実績のある探偵事務所・興信所に依頼することで、適法な手続きのもとで証拠を収集できます。
まとめ
従業員の素行調査が必要になるケースは、横領・情報漏洩・副業・ハラスメント・採用リスク・不正休職・問題行動の証拠収集など、多岐にわたります。
いずれのケースも、「疑いがある」段階で早めに動くことが、企業を守る上で重要です。
「おかしい」と感じた直感を見過ごさず、専門家に相談することが問題解決への第一歩です。
ミレナ探偵事務所では、企業からの素行調査・従業員調査についてのご相談を承っております。
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